إدارة الطلبات على المتجر: دليلك الشامل لتحقيق النجاح في التجارة الإلكترونية

تخيل أنك صاحب متجر إلكتروني ناجح تتلقى عشرات الطلبات يوميًا، في البداية سوف تشعر بالسعادة، ولكن سرعان ما يتحول الأمر إلى فوضى بسبب صعوبة تتبع الطلبات وتأخر الشحنات، وكل ذلك سوف يؤدي إلى شكاوى متزايدة وفقدان ثقة العملاء. هذا السيناريو يعكس واقع الكثير من أصحاب المتاجر الذين يعانون من ضعف إدارة الطلبات على المتجر، وهو التحدي الذي قد يهدد استمرارية أي نشاط تجاري إلكتروني.

ولكي تواجه هذا التحدي الصعب وتتغلب عليه، يجب عليك متابعة موضوعنا حتى النهاية، وذلك لأننا سوف نستعرض مفهوم إدارة الطلبات وأهميتها ومراحلها، كما سوف نوضح كيفية الإدارة بنجاح وأفضل الأدوات التي تقدمها بشكل تلقائي بما في ذلك نظام ايزي اوردرز. الى جانب ذلك سوف نذكر نصائح لإختيار نظام الإدارة المثالي والتحديات التي سوف تواجهك وأفضل الممارسات للتغلب عليها والتقنيات الحديثة مع تفاصيل اخرى كثيرة.

مفهوم  إدارة الطلبات على المتجر الإلكتروني

إدارة الطلبات على المتجر الإلكتروني هي العملية الشاملة التي تبدأ من لحظة استلام طلب العميل حتى وصول المنتج إليه بنجاح. بمعنى أبسط، هي سلسلة مترابطة من الخطوات تشمل استقبال الطلب وتأكيده ثم تجهيز المنتج من المخزون وتعبئته وشحنه ومتابعته حتى التسليم النهائي. وهذه العملية ليست مجرد خطوة واحدة، بل تتحول إلى مجموعة مهام متناسقة يجب أن تتم معًا لضمان وصول المنتج المناسب إلى العميل الصحيح في الوقت المحدد.

وبالطبع، يوجد فرق كبير بين إدارة الطلبات يدويًا وإدارتها عبر نظام متخصص، حيث تعتمد الإدارة اليدوية على التسجيل في دفاتر أو جداول بيانات بسيطة مما يجعلها عرضة للأخطاء البشرية والتأخير. بينما توفر الأنظمة المتخصصة حلولًا تقنية متكاملة تربط بين جميع مراحل الطلب تلقائيًا وتقلل الأخطاء بشكل كبير، كما أنها تسهل متابعة مئات الطلبات في وقت واحد دون جهد إضافي. وهذا التحول من الطريقة التقليدية إلى الإلكترونية يوفر الوقت والجهد بشكل ملحوظ ويحسن تجربة العميل بشكل عام.

ترتبط إدارة الطلبات ارتباطًا وثيقًا بإدارة المخزون وخدمة العملاء، فلا يمكن تنفيذ أي طلب دون معرفة دقيقة بالمنتجات المتوفرة في المخزون لتجنب بيع منتجات غير موجودة. كما تلعب خدمة العملاء دورًا حيويًا من خلال الرد على استفسارات العملاء حول حالة طلباتهم وحل أي مشكلات قد تطرأ أثناء عملية الشحن أو التسليم، مما يضمن رضا العميل واستمرار ثقته في المتجر. هذا التكامل بين الأقسام المختلفة هو ما يجعل إدارة الطلبات فعالة وناجحة على المدى الطويل.

لماذا تعتبر إدارة الطلبات مهمة لأي متجر إلكتروني؟

فيما يلي سوف نستعرض أهمية إدارة الطلبات في التجارة الالكترونية:-

• تحسن تجربة عملائك بشكل ملحوظ عندما تتلقى طلباتهم بسرعة ودقة. وذلك يجعلهم يثقون بمتجرك ويعودون للشراء منك مرة أخرى بكل رضا.​
• تساعدك على تقليل الأخطاء البشرية في تجهيز الطلبات والشحن. وبالتالي تنخفض نسبة المرتجعات والشكاوى التي تؤثر سلبًا على سمعة متجرك.​
• توفر لك القدرة على تسريع عملية تلبية الطلبات وتحسين دقة التسليم. وذلك يجعل العملاء يستلموا مشترياتهم في الوقت المحدد دون تأخير يزعجهم.​
• تمكنك من إدارة المخزون بكفاءة عالية من خلال مراقبة المنتجات المتوفرة ومعرفة متى تحتاج لإعادة التخزين. وذلك يمنع نفاذ المنتجات أو تكدسها بلا فائدة.​
• تقلل التكاليف التشغيلية بشكل كبير، فعندما تعتمد على أنظمة متخصصة توفر وقتك وجهدك في المهام الروتينية وتتيح لك التركيز على تطوير متجرك.​
• تبني ثقة قوية بينك وبين عملائك من خلال الشفافية في متابعة الطلبات. وذلك يعزز ولاءهم لعلامتك التجارية ويجعلهم سفراء لمتجرك أمام الآخرين.​
• تمنحك ميزة تنافسية واضحة في السوق لأنك تقدم خدمة احترافية تفوق منافسيك. وهذا ما يجعل عملائك يفضلون التعامل معك على غيرك.​

مراحل دورة إدارة الطلبات الكاملة 

فيما يلي خطوات معالجة الطلبات في التجارة الإلكترونية وإدارتها بشكل كامل ومفصل:-

1- استلام الطلب:-

تبدأ هذه المرحلة عندما يقوم العميل بإتمام عملية الشراء من متجرك، حيث يصلك إشعار فوري يخبرك بوصول طلب جديد يحتاج إلى المعالجة. ويجب عليك في هذه اللحظة التحقق من استقبال الطلب من قنوات البيع المتعددة سواء كان الموقع أو التطبيق أو وسائل التواصل الاجتماعي، مع التأكد من صحة جميع البيانات المدخلة مثل اسم العميل وعنوانه ورقم هاتفه.​

2- تأكيد الطلب:-

 بعد استلام الطلب، تأتي مرحلة التأكيد التي تتطلب منك التحقق من توفر المنتجات المطلوبة في المخزون لتجنب إحباط العميل بإلغاء الطلب لاحقًا. وبعد التأكد احرص على أن تقوم بإرسال إشعار تلقائي للعميل عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية يؤكد استلام طلبه ويوضح تفاصيل الشراء والوقت المتوقع للتوصيل، مما يبني الثقة منذ البداية.​

3- فحص المخزون:-

تشمل هذه المرحلة التحقق الدقيق من الكميات المتاحة للمنتجات المطلوبة في المستودع، وذلك لضمان القدرة على تلبية الطلب دون أي نقص أو تأخير. بعد التأكد من التوفر، يتم تحديث سجلات المخزون تلقائيًا في النظام لتعكس الكميات الجديدة بعد خصم المنتجات المباعة، مما يمنع بيع منتجات غير موجودة لعملاء آخرين.​

4- تجهيز الطلب:- 

في هذه المرحلة يتوجه فريق العمل إلى المستودع لاختيار المنتجات المطلوبة بدقة من أماكنها المحددة، مع التأكد من مطابقتها لتفاصيل الطلب تمامًا. ويمكن أن تعتمد على استراتيجيات التجهيز الفعالة في تنظيم المخزون بطريقة منطقية وسهلة، والتي تنص على  استخدام أكواد SKU لكل منتج لتسريع عملية الانتقاء وتقليل احتمالية الخطأ.​

5- تغليف الطلب:-

تتطلب هذه المرحلة اختيار مواد التغليف المناسبة التي تحمي المنتج أثناء الشحن وتعكس صورة احترافية عن متجرك. ويجب مراعاة أن يكون حجم العبوة مناسبًا لتقليل تكلفة الشحن. ويمكنك الاختيار بين التغليف المخصص الذي يحمل شعار متجرك ويعزز هوية علامتك التجارية، أو التغليف القياسي الأبسط والأقل تكلفة حسب طبيعة المنتج وميزانيتك المتاحة.​

6- شحن الطلب:-

بعد التغليف، تأتي خطوة اختيار شركة الشحن المناسبة بناءً على موقع العميل والسرعة المطلوبة والتكلفة، حيث يفضل التعاون مع عدة شركات للحصول على خيارات متنوعة. ثم تقوم بإنشاء ملصقات الشحن وطباعة بوليصة الشحن التي تحتوي على رقم التتبع وبيانات العميل الكاملة، قبل تسليم الطلب لمندوب الشحن لبدء رحلة التوصيل.​

7- تتبع وتوصيل الطلب:-

يعتبر التتبع الفوري للطلب من أهم العوامل التي تطمئن العميل وتزيد ثقته في متجرك، حيث يمكنه معرفة موقع شحنته بدقة في كل لحظة. لذلك، احرص على إبقاء العميل على اطلاع مستمر من خلال إرسال إشعارات تلقائية تخبره بكل مرحلة من مراحل الشحن، بدءًا من مغادرة المستودع وصولًا إلى التسليم على عتبة بابه.​

8- خدمة ما بعد البيع:-

بعد وصول الطلب بأيام قليلة، تواصل مع العميل للتأكد من رضاه التام عن المنتج والخدمة، واطلب منه مشاركة تقييمه أو تجربته على متجرك أو وسائل التواصل. وتشمل هذه المرحلة إدارة المرتجعات والاستبدالات بطريقة سلسة ومريحة للعميل، حيث تعالج أي مشكلة قد تطرأ بسرعة واحترافية لضمان بناء علاقة طويلة الأمد مع عملائك.​

كيفية إدارة الطلبات على المتجر الإلكتروني خطوة بخطوة للمبتدئين

فيما يلي الخطوات التي سوف تساعدك على إدارة الطلبات على المتجر الإلكتروني الخاص بك:-

• إعداد البنية التحتية:-

 تبدأ رحلتك باختيار منصة التجارة الإلكترونية المناسبة لطبيعة نشاطك وحجم مبيعاتك، حيث توفر هذه المنصات أدوات جاهزة لإدارة المنتجات والطلبات بسهولة. بعد ذلك، نظم المخزون بطريقة منطقية مع إنشاء أكواد تعريفية لكل منتج. لأن ذلك سوف يسهل تتبع المنتجات وتجهيز الطلبات بسرعة ودقة.​

• ضبط الإعدادات الأساسية:-

قم بإعداد طرق الشحن المتاحة من خلال التعاقد مع شركات شحن موثوقة وحدد مناطق التوصيل والأسعار المناسبة. كما يجب تحديد سياسات الإرجاع والاستبدال بوضوح وعرضها في مكان بارز على متجرك لبناء ثقة العملاء.​

• ربط الأنظمة:-

احرص على التكامل مع نظام إدارة الطلبات الإلكتروني الذي يربط جميع عمليات متجرك في مكان واحد ويسهل متابعة كل طلب. وقم بربط متجرك مع شركات الشحن إلكترونيًا لإنشاء بيانات الشحن تلقائيًا وتتبع الشحنات بسهولة.​

• أتمتة العمليات:-

فعل الإشعارات التلقائية للعملاء التي ترسل رسائل فورية عند كل مرحلة من مراحل الطلب. واضبط تحديث المخزون الآلي الذي يخصم الكميات المباعة فور إتمام الطلب وينبهك عند انخفاض المخزون.​

• إنشاء سير عمل واضح:-

ضع خطة لتوزيع المهام بين أعضاء فريقك بحيث يعرف كل شخص دوره في إدارة الطلبات من الاستلام حتى الشحن. وحدد المسؤوليات بدقة لتجنب التداخل مع وضع آلية واضحة للتواصل بين الأقسام.​

• المراقبة والتحسين المستمر:-

راقب مؤشرات الأداء مثل وقت التنفيذ ونسبة الأخطاء ورضا العملاء، وذلك لأن هذه الأرقام تخبرك عن نقاط القوة والضعف. واحرص على استخدام البيانات لتحليل أداء متجرك بانتظام واتخاذ قرارات ذكية لتحسين العمليات.​

أفضل الأدوات والأنظمة لإدارة الطلبات

فيما يلي أفضل أدوات إدارة الطلبات على المتجر التي تعمل تلقائيًا وتساعدك بشكل كبير في النجاح:-

• Shopify Order Management:-

نظامًا متكاملًا لإدارة الطلبات والمخزون مع أتمتة قوية تقلل الأخطاء وتسرع العمليات، ويتميز بتكامله السلس مع شركات الشحن العالمية. النظام متوفر ضمن خطط شوبيفاي المدفوعة التي تبدأ من 29 دولارًا شهريًا للخطة الأساسية وتصل إلى 299 دولارًا للخطة المتقدمة.​

• WooCommerce مع الإضافات:- 

منصة مجانية مفتوحة المصدر تعمل على ووردبريس وتتيح لك إنشاء متجر كامل دون تكاليف اشتراك شهرية. ويمكنك تعزيز قدراته بإضافات متنوعة لإدارة الطلبات والمخزون، ورغم أن المنصة مجانية ستحتاج لتغطية تكاليف الاستضافة والإضافات المدفوعة التي تبدأ من 7.99 دولارات شهرياً.​

• Square for E-commerce:-

نظام يقدم حلاً متكاملاً يجمع بين معالجة الدفع وإدارة الطلبات في واجهة بسيطة وذلك يجعله مثالي للمتاجر الصغيرة. وهو يتميز بسهولة الاستخدام مع وجود خطط مجانية بدون رسوم شهرية وعمولات على المعاملات فقط. والخطط المدفوعة توفر ميزات إضافية برسوم معقولة.​

• Ordoro:-

نظام متوسط للمتاجر القوية يوفر إدارة متقدمة للمخزون والشحن عبر قنوات متعددة مع أتمتة قوية. تبدأ الأسعار من 59 دولار شهريًا مع تجربة مجانية، وترتفع حسب حجم الطلبات والمميزات المطلوبة.​

• ShipStation:- 

من أشهر أدوات إدارة الشحن يتكامل مع أكثر من 300 منصة بيع وشركة شحن عالمية. وهو يوفر أتمتة ذكية لاختيار شركة الشحن وطباعة الملصقات، وتبدأ الأسعار من 9.99 دولارات شهريًا.

• Skubana:-

حل شامل للمتاجر الكبيرة التي تبيع عبر قنوات متعددة وتحتاج تحليلات متقدمة. يوفر مزامنة تلقائية للمخزون ورؤى تحليلية عميقة، والتسعير يبدأ من مئات الدولارات شهريًا مناسب للأعمال الكبيرة فقط.​

نظام إدارة الطلبات على ايزي اوردرز

يوفر نظام إدارة الطلبات على ايزي اوردرز حلاً متكاملاً وشاملاً يساعدك على متابعة جميع طلبات متجرك من البداية حتى النهاية بطريقة سهلة ومرنة. يمكنك من خلاله تلقي الطلبات مباشرة من قنوات متعددة مثل إنستغرام وواتساب، ثم تتبع حالة الطلب لحظيًا من خلال نظام إشعارات فوري يصلك على هاتفك المحمول.

 كما يتميز النظام بإنشاء فواتير احترافية تلقائياً لكل طلب، مع إرسال إشعارات تحديث مباشرة لك وللعميل عند أي تغيير في حالة الطلب من التأكيد حتى التسليم. بالإضافة إلى ذلك، يوفر لك تقارير فورية وتحليلات دقيقة عن المبيعات والطلبات تساعدك على تقييم أداء متجرك واتخاذ قرارات ذكية بشكل أسرع.​

يتكامل نظام إدارة الطلبات في ايزي اوردرز بشكل مباشر مع أكثر من 100 شركة شحن وتوصيل محلية ودولية دون الحاجة لعقود معقدة. وذلك سوف يسهل عليك اختيار شركة الشحن المناسبة لكل طلب، كما يدعم النظام التكامل السلس مع أنظمة إدارة المخزون وأنظمة المحاسبة بشكل يتيح لك متابعة جميع جوانب عملك من مكان واحد بكل سلاسة. 

يتميز النظام بواجهة استخدام بسيطة لا تحتاج إلى أي خبرة تقنية، حيث يمكنك إدارة عدد غير محدود من الطلبات والمنتجات من لوحة تحكم واحدة أو حتى من تطبيق الهاتف المحمول. والأهم أن النظام يتيح لك نظام Fulfillment كامل ومتقدم يدير الطلبات من البداية حتى التسليم، مع دعم عربي متاح 24 ساعة لمساعدتك في أي وقت ويعمل بشكل مجاني تمامًا ضمن خطتك المختارة.

جدول مقارنة بين أشهر أدوات إدارة الطلبات

كيف تختار نظام إدارة طلبات مناسب لمتجرك؟

إذا كنت لا تعرف كيف يمكن اختيار نظام إدارة الطلبات على المتجر الخاص بك بشكل مثالي، يمكنك اتباع النصائح التالية:-

1. قيم حجم عمل متجرك وعدد الطلبات الشهرية لتختار النظام المناسب لاحتياجاتك وتجنب دفع تكاليف غير ضرورية، واحرص على تحليل المعطيات جيدًا.
2. اختر نظام إدارة الطلبات المتوافق تمامًا مع منصة متجرك الرئيسية حتى تضمن تزامن البيانات بشكل تلقائي دون عناء يدوي.​
3. تأكد من إمكانية التكامل السهل بين النظام وشركات الشحن وخدمة العملاء لتسهيل الإنجاز السريع للطلبات ومتابعة استفسارات العملاء وطلباتهم.​
4. احرص على اختيار نظام يوفر واجهة استخدام واضحة وسهلة لك ولأعضاء فريقك حتى لا تواجه صعوبات في التدريب والاستخدام اليومي.​
5. راقب التكلفة مقابل الفائدة واعلم أن النظام المثالي يجب أن يقدم قيمة حقيقية تغطي اشتراكه أو ترخيصه ويقلل من الأخطاء والتكاليف التشغيلية.​
6. لا تهمل وجود دعم فني سريع وخدمة عملاء قوية للنظام مع قنوات تواصل مباشرة، وذلك لأنه عامل حاسم في نجاح إدارة المتجر الإلكتروني عند ظهور أي مشكلة أو سؤال.​

أفضل الممارسات لإدارة الطلبات بشكل فعال

فيما يلي الاستراتيجيات التي تساعدك على تحسين تنفيذ الطلبات والشحن:-

• أتمتة أكبر قدر من العمليات:-

 اعمل على أتمتة عمليات استقبال الطلبات، تحديث المخزون، وإشعارات العملاء لتقليل الأخطاء ورفع كفاءة التنفيذ بشكل يومي.​

• استخدام التحليلات والبيانات:-

تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية وحلل بيانات الطلبات باستمرار لتحديد مكامن القوة والقصور وتحسين الخطوات المبنية على معلومات دقيقة.​

• تحسين عمليات التخزين:-

نظم المخزون بشكل دوري وتأكد من تحديث بيانات المنتجات باستمرار لتفادي نفاد البضائع وتقليص الفاقد أو التكدس في المخزن.​

• الاستثمار في التدريب:- 

قم بتدريب فريق عملك بشكل منتظم على أنظمة إدارة الطلبات وأحدث أدوات السوق لرفع المستوى المهني وضمان جودة العمل المستمر.​

• تحسين التواصل مع العملاء:- 

عزز خدمة العملاء من خلال قنوات تواصل سريعة ومباشرة وأنشئ قاعدة معرفة واضحة لإجابات الأسئلة الشائعة لجميع العملاء.​

• التركيز على دقة الطلبات:-

تحقق من صحة تفاصيل الطلبات باستمرار وفعّل التنبيهات الآلية لأي خطأ أو تغيير لتصل المنتجات الصحيحة للعملاء دون تأخير أو ارتباك.​

• بناء علاقات قوية مع شركاء الشحن:-

اختبر عدة شركات شحن واحرص على بناء شراكة متينة مع الأفضل بينها لضمان خدمة توصيل سريعة واحترافية لعملائك.​

• التخطيط لمواسم الذروة:-

ضع خطط مدروسة لتوزيع المهام وزيادة طاقة الفريق خلال المواسم الكبرى لضمان الاستجابة السريعة لتزايد الطلبات دون خسارة عملاء.​

• إنشاء خطط طوارئ:-

أنشئ سيناريوهات استجابة للطوارئ مثل الأعطال التقنية أو تأخيرات الشحن للحفاظ على سير العمل وتفادي الخسائر.​

• المراجعة والتحسين المستمر:-

راجع عملياتك وخططك دوريًا وعدلها حسب النتائج والمتغيرات في السوق لضمان تطوير نظام إدارة الطلبات باستمرار.​

تحديات إدارة الطلبات وكيف تتغلب عليها

فيما يلي بعض التحديات التي سوف تواجهك أثناء عملك في إدارة الطلبات على المتجر الإلكتروني الخاص بك وكيفية التغلب عليها:-

• عدم إدارة المخزون بدقة:-

يسبب نفاد المخزون المفاجئ الذي يؤدي لتأجيل الطلبات أو إلغائها، و وجود مخزون فائض الى تجميد رأس المال ورفع تكاليف التخزين. ويمكنك تقليل هذه المشكلات باستخدام أنظمة إدارة مخزون مرتبطة بالطلبات، مع الاعتماد على التنبؤ بالطلب ومراجعة مستويات المخزون بشكل دوري.

• دقة الطلبات والأخطاء:- 

تحدي يؤدي لإرسال منتج خاطئ أو كمية غير صحيحة للعميل. لكي تتجنبه، احرص على توحيد خطوات العمل، واستخدام أنظمة رقمية لمسح الأكواد وتتبع الطلب، مع تدريب الفريق على مراجعة الطلب قبل الشحن.

• سرعة التلبية:-

 يتوقع العملاء تنفيذ طلباتهم بسرعة كبيرة، وأي تأخير بسيط قد يؤثر في رضاهم ويفقدك ثقتهم بسهولة. ولذلك، اعمل على تبسيط خطوات تجهيز الطلب وتقليل العمل اليدوي وتحديد أوقات قياسية للتجهيز والشحن مع مراقبتها وتحسينها باستمرار.

• إدارة الشحن والتكاليف:-

تكلفة الشحن وسرعة التوصيل من الأسباب التي تؤدي الى خسارة العملاء وهامش الربح. لكي تتغلب على ذلك يجب التعاقد مع أكثر من شركة شحن والتفاوض على أسعار أفضل وتقديم خيارات شحن متعددة للعميل وفق ميزانيته ودرجة استعجاله.

• التوسع والقابلية للنمو:-

مع زيادة الطلبات يصبح النظام اليدوي أو الضعيف سببًا في تأخير التنفيذ وارتفاع الأخطاء بشكل واضح. للتعامل مع هذا التوسع، واستخدم أنظمة قابلة للتطوير تدعم عددًا أكبر من الطلبات، وراجع توزيع المهام وأتمتة العمليات الرئيسية لتواكب النمو.

• إدارة المرتجعات:-

تمثل معدلات الإرجاع العالية عبئًا على المتجر من حيث الوقت والتكلفة، خاصًة إذا لم تكن هناك آلية واضحة للتعامل معها. يمكنك جعل المرتجعات أقل إزعاجًا من خلال وضع سياسة إرجاع بسيطة وشفافة، وتحديد خطوات واضحة لاستلام المنتج وفحصه وتحديث المخزون وتعويض العميل بسرعة.

نصائح عملية للمبتدئين لإدارة الطلبات بكفاءة

بعد أن وضحنا أخطاء إدارة الطلبات وكيف تتجنبها، سوف نوضح فيما يلي أهم النصائح التي تساعدك في الوصول الى مستوى إحترافي:-

• حدث المخزون بشكل يومي أو فوري بعد كل عملية بيع لتجنب بيع منتجات غير متوفرة وتحافظ على دقة البيانات.​
• أرسل إشعارات فورية للعميل في كل مرحلة من مراحل الطلب لتقلل استفساراته وتزيد ثقته في خدمتك.​
• وثق خطوات العمل داخل متجرك بشكل دقيق واجعلها مرجعاً واضحاً لكل فرد في الفريق حتى تحافظ على الاتساق وتقلل الأخطاء.​
• استخدم برنامج OMS متخصصًا حتى لو كان متجرك صغيرًا، فهذا سيوفر عليك الكثير من الوقت ويرفع كفاءة إدارتك منذ البداية.​
• اعتمد على أكثر من شركة شحن لتمنح عملائك خيارات متعددة وتضمن استمرار العمل حتى لو واجهت مشكلة مع إحدى الشركات.​
• راقب مؤشرات الأداء الرئيسية بانتظام مثل وقت التجهيز ونسبة الأخطاء ووقت التوصيل. لأن هذه الأرقام تكشف لك نقاط الضعف التي تحتاج تحسينًا فوريًا.​

التقنيات الحديثة في إدارة الطلبات للمتاجر الإلكترونية

فيما يلي التقنيات التي قد تراها مستقبلًا تساهم في أنظمة OMS في التجارة الإلكترونية:-

• الأتمتة والروبوتات:-

تساعد الأتمتة والروبوتات في تسريع العمليات الروتينية مثل تجهيز الطلبات والتعبئة، مما يقلل الأخطاء ويرفع الكفاءة في إدارة المتاجر الإلكترونية.

• الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي:-

 يستخدمان لتحليل البيانات وتحسين التنبؤ بالطلب، ويساهمان في أتمتة اتخاذ القرارات وتحسين تجربة العملاء من خلال التخصيص الذكي.

• أنظمة التخزين والاسترجاع الآلية (AS/RS):- 

تتيح هذه الأنظمة تخزين المنتجات واسترجاعها تلقائيًا بكفاءة عالية، مما يقلل الوقت والجهد ويزيد دقة إدارة المخزون.

• تقنية البلوك تشين في تتبع الطلبات:-

توفر البلوك تشين أمانًا وشفافية في نقل البيانات، مما يسهل تتبع الطلبات عبر سلسلة التوريد ويمنع التلاعب بالمعلومات.

• إنترنت الأشياء (IoT) في إدارة المخزون:-

تستخدم مستشعرات وأجهزة متصلة بالإنترنت لمراقبة حالة المخزون وتحديثها تلقائيًا، مما يضمن دقة البيانات ويمنع نفاذ المنتجات.

• الحوسبة السحابية:- 

تمكن الحوسبة السحابية من الوصول إلى بيانات الطلبات والمخزون من أي مكان وفي أي وقت، مع توفير تخزين مرن وتقليل تكاليف البنية التحتية.

• تطبيقات الهاتف المحمول لإدارة الطلبات:- 

تسهل التطبيقات إدارة الطلبات بشكل مباشر وسريع من خلال الهواتف الذكية، مما يمنح التجار القدرة على متابعة الطلبات وتحسين خدمات العملاء بسهولة.

• كيف يمكن للمبتدئين الاستفادة منها:- 

يمكن للمبتدئين البدء باستخدام أدوات أتمتة بسيطة وتطبيقات سهلة الاستخدام، مع الاستثمار التدريجي في تقنيات الذكاء الاصطناعي والحوسبة السحابية لتحسين عملياتهم خطوة بخطوة.

دراسة حالة: كيف نجح صاحب متجر إلكتروني في تحسين إدارة الطلبات وزيادة مبيعاته

بدأ محمد مشروعه في متجر المستلزمات الرياضية بحماس كبير، لكنه سرعان ما وجد نفسه يغرق في فوضى الطلبات المتزايدة التي وصلت إلى 15000 طلبًا شهريًا بعد ستة أشهر فقط. وكان يدير كل شيء يدويًا من خلال دفتر ملاحظات وجداول إكسل بسيطة، وذلك أدى إلى تأخير 35% من الشحنات وارتفاع نسبة الأخطاء إلى 18% في الطلبات.

وتلك الأمور تسببت في خسارته لعملاء كثيرين وتراجع تقييمه على المنصات الإلكترونية إلى 3.2 من 5 نجوم. وبعد أن تلقى شكوى قاسية من عميل مهم فقد صبره معه، قرر محمد أن الوقت قد حان للتغيير الجذري في طريقة إدارة متجره بالكامل. واتخذ خطوة جريئة وبدأ باستخدام نظام إدارة طلبات متخصص يربط بين المخزون والشحن والمتابعة بشكل تلقائي، كما تعاقد مع ثلاث شركات شحن مختلفة لضمان التنوع والسرعة في التوصيل. 

وخلال ثلاثة أشهر فقط من تطبيق النظام الجديد، انخفضت نسبة الأخطاء من 18% إلى أقل من 3% وأصبح 92% من الطلبات تشحن في نفس اليوم أو اليوم التالي مباشرًة. وذلك رفع رضا العملاء بشكل ملحوظ، وبعد سنة كاملة من التحسينات، قفزت مبيعات محمد وارتفع تقييم متجره إلى 4.8 نجوم، كما زادت أرباحه الصافية بنسبة 240%.

الخاتمة:

تعتبر الإدارة الجيدة للطلبات أساس نجاح أي متجر إلكتروني، فهي تضمن سرعة ودقة تنفيذ الطلبات وتحقق رضا العملاء. وفيما سبق وضحنا كافة التفاصيل عن طريقة إدارة الطلبات على المتجر لكي تتمكن من تقليل الأخطاء وتزيد الكفاءة. يمكنك تنفيذ خطوات عملية تبدأ بتقييم النظام الحالي واختيار الأدوات المناسبة لأتمتة وتسهيل إدارة الطلبات بشكل فعال وإذا واجهت أي صعوبة أو لديك استفسار، اترك تعليقك لنساعدك في تحسين أعمالك.

ما هو نظام إدارة الطلبات (OMS) وكيف يعمل؟

نظام إدارة الطلبات (OMS) هو برنامج رقمي يدمج جميع مراحل الطلب من الاستلام حتى التسليم، ويربط المخزون والشحن ويزيد من كفاءة العمل عند المتاجر الإلكترونية.​    

ما الفرق بين إدارة الطلبات ومعالجة الطلبات؟

الفرق بين إدارة الطلبات ومعالجة الطلبات أن الأولى تشمل كامل دورة حياة الطلب وتنظيمها وتنسيقها، بينما الثانية تركز فقط على تنفيذ الطلب وتجهيزه للشحن.    

كيف تتعامل مع الطلبات التي تأتي من قنوات بيع متعددة؟

للتعامل مع الطلبات المتعددة القنوات يجب استخدام أنظمة OMS التي تربط هذه القنوات في منصة واحدة لتوحيد الطلبات وإدارتها بفعالية دون أخطاء أو فقدان بيانات.​    

 كم تكلفة أنظمة إدارة الطلبات؟

تكاليف أنظمة إدارة الطلبات تختلف بناءً على حجم المتجر وميزات النظام، حيث تتراوح من أدوات مجانية للمتاجر الصغيرة إلى مئات الدولارات شهرياً للأنظمة المتقدمة.​    

هل يمكن إدارة الطلبات يدويًاً أم يجب استخدام برنامج؟

يمكن إدارة الطلبات يدويًا في البداية للمتاجر الصغيرة، لكن استخدام برامج OMS يصبح ضروريًا عندما يبدأ حجم الطلبات في الزيادة لضمان الدقة والكفاءة.​